Digitceed
Plan een gesprek
Facturenlijst en omzet per kwartaal in een bedrijfssysteem
Blog

Voorraad bijhouden zonder Excel

Vier momenten waarop een voorraadlijst tekortschiet.

Terug naar home

Een voorraadlijst in Excel is een prima begin. Je ziet wat je hebt en het kost niets. Het gaat pas wringen als er meer mensen verkopen, er meer plekken bijkomen of je ook online gaat verkopen. Dit zijn de vier momenten waarop wij het bij bedrijven zien misgaan.

01

De lijst loopt achter op de verkoop

In een spreadsheet klopt de voorraad alleen op het moment dat iemand hem bijwerkt. Tussen de verkoop en het bijwerken zit tijd, en in die tijd verkoop je iets wat er niet meer is, of zeg je nee tegen iets wat nog ligt. In een systeem boekt elke verkoop zelf de voorraad af.

Wat een voorraadsysteem dan doet

  • Een order werkt de voorraad meteen bij.
  • Gereserveerde stuks tellen niet meer mee als beschikbaar.
  • Niemand hoeft eraan te denken om de lijst bij te werken.
02

Je hebt meer dan één plek

Een magazijn en een winkel, of twee vestigingen: zodra voorraad op meerdere plekken ligt, wordt één tabblad per locatie al snel een puzzel. Wat ligt waar, en wat is onderweg? Een voorraadsysteem houdt de stand per locatie bij en telt ze voor je op.

Wat een voorraadsysteem dan doet

  • Actuele voorraad per locatie.
  • Eén totaal, zonder zelf op te tellen.
  • Je ziet waar je iets vandaan kunt halen.
03

Je merkt pas dat iets op is als de klant ernaar vraagt

Bijbestellen op gevoel gaat goed tot het een keer misgaat. Dan sta je met een klant aan de balie en een lege plank. Met een minimum per artikel krijg je een melding voordat je misgrijpt, zodat bestellen een routine wordt in plaats van een brandje.

Wat een voorraadsysteem dan doet

  • Een melding als een artikel onder het minimum komt.
  • Bestellingen bij leveranciers op dezelfde plek als je voorraad.
  • Ontvangsten boek je in en de stand klopt weer.
04

Je winkel en je webshop hebben elk hun eigen waarheid

Verkoop je in de winkel en online, dan heb je zonder koppeling twee voorraden die je met de hand gelijk moet houden. Dat gaat mis op drukke dagen, precies wanneer je er geen tijd voor hebt. Als kassa en webshop uit dezelfde voorraad putten, kan dat niet meer uit elkaar lopen.

Wat een voorraadsysteem dan doet

  • Eén voorraad voor winkel en webshop.
  • Wat aan de kassa verkocht wordt, is online direct niet meer te koop.
  • Facturatie loopt mee met dezelfde gegevens.

Hoeft het meteen groot?

Nee. Een voorraadsysteem kan klein beginnen: je artikelen, de stand per locatie en een melding bij een minimum. Kassa, webshop en inkoop kunnen er later bij, zonder opnieuw te beginnen.

Systemen bij dit artikel

Benieuwd hoe dat er bij jou uitziet?

We brengen in kaart hoe je nu werkt en waar het misgaat. Je krijgt te zien hoe het systeem eruit gaat zien voordat we bouwen.

Plan een gesprekBekijk een live systeem